Quando você pensou em abrir sua própria empresa, você pensou e contabilizou os gastos para montar o espaço físico para receber seus possíveis clientes e fornecedores? Provavelmente você focou sua atenção no desenvolvimento do produto ou serviço, no estudo do seu mercado e em como atrair essas pessoas até você, certo? Você não agiu errado, essas eram de fato as coisas que mais precisavam da sua atenção. Mas vai chegar o momento em que o próximo passo será montar o seu escritório ou pensar no local para atender os clientes, seja ele comprado, alugado, um local público ou até mesmo a sua casa.

Se você está nessa fase de montar o seu espaço ou ainda não tinha parado para pensar nessa etapa, o texto abaixo vai apresentar alguns do itens que precisam ser considerados para receber bem os seus futuros clientes.

Ar Condicionado

Se você é de Florianópolis e região ou de uma cidade tão quente quando a Capital de Santa Catarina, vai entender como o calor é intenso na maior parte do ano por aqui e como ele pode prejudicar qualquer tipo de tentativa de negociação além de prejudicar a sua capacidade de produção. Criar um ambiente agradável ao visitante é a primeira etapa para aumentar sua chance de conquistá-lo como cliente. Sendo assim, tome o cuidado de não deixar o ar condicionado forte demais, muitas pessoas não gostam tanto dele. Na dúvida, quando receber o cliente, pergunte se a temperatura do ar está do seu agrado.

Móveis Confortáveis

Você acha que seu futuro cliente ficaria tranquilo conversando com você se a cadeira em que ele estiver sentado for desconfortável? E você, conseguiria produzir por mais de 8 horas ao dia em uma cadeira desconfortável e em uma mesa bamba? Por isso, na hora de mobiliar seu escritório, leve em consideração o conforto além do designer e do valor dos móveis. No que tange a sua mesa de trabalho, garanta que a mesma esteja organizada no momento da reunião. Uma mesa bagunçada pode passar uma mensagem errada que contará como ponto negativo para a tomada de decisão do possível cliente.

Área de Recepção

Ter um escritório com uma área de recepção separada do local onde estará sua mesa fornece maior privacidade para você, pois se o cliente chega e você está em uma ligação importante, mas ele é avisado pela sua secretária de que você está ciente da presença dele e já vai atendê-lo, permite que você finalize sua reunião com tranquilidade, ou que termine uma atividade que não pode ser adiada.

Além do cliente poder se refrescar no ar condicionado enquanto aguarda.

Ofereça uma bebida

Na área de recepção do escritório, monte uma pequena área para café ou água, e ofereça aos clientes antes da reunião começar, deixando-os a vontade para se servir. Uma área com biscoitos ou balas também podem ser incluídos junto ao café. Quanto ao banheiro, deixe-o sinalizado e o abasteça com o básico: papel, sabonete e toalhas.

Internet Wi-Fi

Disponibilizar acesso à wi-fi do escritório, deixando a senha visível logo na recepção, é mais um elemento de conforto que você pode oferecer ao seu possível cliente. Além de ser algo útil e prático, pois o mesmo pode precisar da internet para mostrar algo à você que tenha a ver com a reunião.

E não esqueça da manutenção

Por fim, é importante que a manutenção do espaço esteja em dia, que tudo esteja organizado, limpo, decorado e bem iluminado. Você pode só se dar conta da importância dessas coisas quando tiver problema com uma delas ou quando seu cliente reclamar de alguma. Por isso, garanta que tudo permaneça em ordem.

Agora que conferiu quais são todos os elementos que auxiliam a seu favor na hora de receber alguém no seu escritório, pode estar achando que providenciar tudo isso, e arcar com os custos mensais pode ser alto demais, e você está certo. Mas você pode oferecer o mesmo nível de conforto aos seus futuros clientes por um valor muito menor se escolher para ser seu um dos Escritórios Inteligentes da Work Center, em que você usufrui de toda a estrutura e paga apenas pelos períodos que utilizar as salas.

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