Muito se fala sobre organização no ambiente doméstico, mantendo roupas e utensílios nos lugares adequados de modo a serem encontrados sempre que precisarmos. Mas a organização pode contribuir na gestão do seu tempo e contribuir com a sua produtividade no trabalho.

O universo dos métodos de organização é extenso, com diversas opções conforme o perfil de cada indivíduo, contudo, as dicas que daremos podem ser adaptadas para qualquer perfil, e aprimoradas conforme você as utiliza.

1. Registre os detalhes do projeto

Garantir que algo seja feito com qualidade e entregue no prazo depende diretamente do modo como o mesmo foi desenvolvido. Por isso, o primeiro passo para garantir que um projeto seja bem feito consiste em saber exatamente o que precisa ser feito. Então anote o que o cliente pediu no mesmo momento que isso aconteceu, sua memória está fresca quanto aos detalhes e principalmente para o prazo de entrega solicitado. Não importa se você vai anotar na agenda ou no celular, o importante é registrar as informações iniciais para garantir que não se percam ou sejam esquecidas ao longo do projeto.

2. Faça uma lista de atividades

Agora que você sabe exatamente o que foi pedido, “quebre” esse projeto em pequenas atividades (para fazer um relatório financeiro você precisa ter acesso a determinados documentos, falar com as pessoas que detêm determinadas informações, fazer as tabelas e gráficos e assim por diante). Listar as atividades necessárias, na ordem que devem ser feitas, ajuda no desenvolvimento delas, pois você sabe o que precisa fazer, e permite que algumas tarefas sejam delegadas, de forma a manter o projeto organizado. Isso vai ser muito útil para dica número 4.

3. Hora de começar

Agora você já sabe exatamente o que precisa fazer, pare de enrolar e comece! O quanto antes você começar o projeto e terminar cada atividade, mais tempo você terá para desenvolver com qualidade cada etapa e ainda terá tempo para resolver imprevistos que possam surgir e ainda se manter no prazo. Terminou uma atividade? Passe para a próxima da lista e assim por diante. No fim do dia você pode comemorar seu progresso e ter o descanso merecido.

4. Monitore o desempenho das atividades

Quando você é o líder de um projeto que está sendo realizado com mais pessoas, além de dedicar-se as suas tarefas, você precisa monitorar se as demais atividades estão sendo realizadas. Algum membro da equipe está tendo dificuldades? Alguém pode ajudá-lo ou quem sabe trocar de atividade com ele? Para que o projeto seja entregue no prazo e com qualidade, sua equipe deve estar focada e produzindo em conjunto e você é responsável por manter tudo em ordem.

5. Mantenha os documentos do projeto organizados

Em um projeto desenvolvido com muitas pessoas essa dica é fundamental. Todos devem saber onde estão os documentos utilizados, onde deixar depois de usá-los e o cuidado que devem ter enquanto os usam. Com documentos virtuais o cuidado deve ser redobrado, fazendo cópias de segurança para evitar que todo trabalho seja perdido por um erro acidental. Mas não se engane, trabalhar sozinho também requer organização das pesquisas e materiais que você utiliza no desenvolvimento.

6. Revise antes da entregar

Estamos chegando na reta final, seu trabalho está praticamente pronto mas antes precisa ser revisado. Peça para um colega ler ou analisar, pergunte se ele entendeu as informações que você está tentando passar e se existe algum erro que possa ter passado despercebido. Essa é uma oportunidade para você concertar algo e ensaiar a apresentação dele.

Bônus: Saiba dar prazos

Dar prazos é uma arte que se aprimora com o tempo. Use como base o tempo que você levou para desenvolver projetos similares, e caso seja inédito, peça um tempo para pensar melhor, aí você poderá listar as atividades que precisará desenvolver e terá mais noção do tempo que necessita para fazê-lo. Dessa forma você evita problemas por dar um prazo que não condiz com a sua realidade de execução.

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