Sempre que tocamos no assunto de negócios estamos falando de relacionamentos. Pode parecer que não, que negócios estão relacionados apenas com números, lucro ou receita. Porém, sem as pessoas envolvidas, esses resultados são muito difíceis de serem atingidos. Quando sua empresa vai prestar algum serviço para um cliente, ou até mesmo fecha algum serviço com um fornecedor, ou uma parceria, existe algo que está envolvido em todas essas ações: o contrato.

Os contratos são documentos que oficializam qualquer tipo de troca existente em um relacionamento entre duas partes. É nesse documento que é possível encontrar toda a informação necessária para que o serviço seja realizado; prazos, preços, termos, multas, entre outras coisas. E tão essencial para uma empresa quanto fechar um novo contrato é realizar a gestão desses documentos de forma organizada.

Para ficar longe de uma possível dor de cabeça quando o assunto é contrato, é essencial que se garanta que os documentos sejam escritos do jeito mais objetivo possível. Um bom contrato não é aquele que traz vantagens financeiras para o negócio, um bom documento precisa ser alinhado com o que as duas partes podem oferecer. Nunca feche um negócio se sua empresa não tiver capacidades, tanto financeira quanto de pessoal, de entregar o que foi acordado.

Outro ponto importante de qualquer contrato é deixar muito claro quais são as multas e todas as penalidades que as partes vão sofrer se quebrarem algum termo estipulado no documento, dessa forma ele se torna uma garantia de que as coisas serão realizadas e que, se não forem, alguma penalidade será sofrida.

Depois que os contratos são redigidos, lidos e assinados é preciso pensar aonde eles serão guardados e arquivados, essa parte é tão importante quanto as anteriores. Encontrar um documento de forma rápida, buscar informações necessárias sem se perder em uma infinidade de papéis é de extrema importante para ter um negócio ágil.

É sempre bom encontrar um profissional para ajudar a redigir contratos. Se sua empresa não possui um departamento jurídico você pode terceirizar esse serviço com um advogado e sempre consultá-lo quando qualquer dúvida ou problema aparecerem. Contratos são documentos flexíveis, ou seja, eles já preveem mudanças, como aumento do valor de alguma taxa, renovação automática, aplicação de multas, entre outras coisas e por isso é muito importante ter noção de como e quando essas mudanças poderão acontecer.

A gestão de contratos pode ser realizada por qualquer organização que pretenda aumentar o seu controle em relação aos seus clientes, fornecedores e parceiros. Enxergar a importância de realizar uma gestão de contratos permite que o ciclo de vida desses documentos dentro das empresas seja analisado por completo, além do acompanhamento e do controle de fluxo entre todos os relacionamentos existentes no dia a dia da empresa.

Costumamos lembrar dos contratos apenas quando temos algum problema, algum descumprimento de cláusula ou no momento de renovar o documento. A gestão faz com que o nível de necessidade de se retomar os contratos seja maior, e que faça a diferença na maneira como os relacionamentos são firmados.