Reuniões são uma das causas de maior perda de tempo das empresas mas são um mal necessário e muito úteis, se você souber como usá-las. Neste texto te apresentamos 5 dicas para fazer boas reuniões.

1. Identificar a necessidade

Parece consenso geral que empresas precisam fazer reuniões, seja com clientes, fornecedores ou funcionários, mas cada empresa tem a sua dinâmica, e muitas podem fazer as coisas funcionarem sem a necessidade de reuniões tradicionais. Muito tempo pode ser economizado, além de dinheiro, fazendo reuniões por vídeo chamada, por exemplo. Então verifique se sua empresa precisa efetivamente de reuniões, e que formatos se adequam melhor a você e sua equipe.

2. Preparação

Após identificar que a reunião é necessária, precisa-se criar um plano para ela. Pesquise tudo que precisar antes da reunião, faça uma pauta com tudo que é essencial ser conversado, questione se outras pessoas tem interesse de sugerir pautas para ela, e claro, garanta que todas as pessoas que devem participar dela sejam avisadas com antecedência para que possam comparecer.

3. Manter o foco

Reuniões acabam sendo vilãs pois é muito fácil desviar do assunto que deveria ser tratado nelas, gerando perda de tempo e até de dinheiro para organização. E quanto mais pessoas tiverem na reunião mais fácil será perder o foco e desviar do tema. Por isso é tão importante listar os temas e abordar um a um até ter uma conclusão sobre eles.

4. Registrar e Delegar

Atas são importantes não apenas para registro mas para que fique claro para todos que decisões foram tomadas e qual é o papel deles em cada uma. Por isso, deixe bem claro o que precisa ser feito e quem vai ficar responsável por qual tarefa.

5. Acompanhamento

Uma reunião pode ser considerada um sucesso se cria resultados, não apenas atividades a serem feitas, mas realmente garante que tudo seja feito e acompanhado com o passar do tempo, sem deixar nada pelo caminho. Por isso, antes de começar uma nova reunião, recapitule e questione o que foi feito ou ainda está em aberto antes de começar a abordar os temas da nova reunião.

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