Todos nós temos apenas 24 horas todos os dias, o que nos diferencia é o modo como usamos essas horas. E para aprender a usar estas horas, existem diversos métodos de organização e gestão do tempo. Aqui no blog já falamos sobre vários deles e demos diversas dicas e a de hoje é sobre organização através de blocos de tempo.

Essa técnica consiste em organizar seu dia em blocos de horários, agrupando atividades iguais em um mesmo bloco de tempo com o objetivo de organizar melhor sua rotina, ter maior controle sobre o tempo gasto em cada tarefa e priorizar aquilo que for mais importante.

Por exemplo: no seu trabalho há várias atividades rotineiras que precisam ser feitas todos os dias, como responder e-mails, mensagens no WhatsApp, agendar reuniões, entre outras. Ao invés de fazer cada uma dessas tarefas de maneira solta, ao longo do dia de trabalho, você pode concentrar todas elas em um único bloco de tempo, e resolver todas naquele momento. Isso evita que você gaste um tempo valioso de concentração interrompendo uma tarefa porque esqueceu de responder um e-mail importante.

Isso vale para toda categoria de trabalho, como agrupar tarefas de atualização de planilha financeira, emissão de notas, e fazer pagamentos em um bloco de tempo chamado Tarefas Financeiras.

É importante incluir também os blocos de tempo em que você se alimenta, como horário de café da manhã e almoço, períodos de deslocamento e de descanso. A ideia é colocar tudo que você faz no seu dia, agrupando por tarefas da mesma categoria, como no exemplo.

(Imagem de exemplo)

Lembre-se de deixar espaços em aberto para tarefas diversas, que não estejam associadas a nenhuma categoria específica, ou compromissos como reuniões e eventos.

Separar seus blocos de tempo por cor facilita a visualização da sua agenda, identificando facilmente o tempo que você está dedicando para cada uma delas, assim como os tempos livres.

O Google Agenda é uma ferramenta que permite a organização de blocos de maneira intuitiva e muito prática, pois pode ser acessada pelo seu celular e até compartilhada com membros da sua equipe, além de ser gratuita.

Se você está com dificuldades em criar uma rotina, a organização em blocos também pode auxiliar e ser facilmente adaptada conforme você testa opções até encontrar o melhor formato para sua rotina semanal.

Ela é prática para quem quer organizar estudos, trabalha como empresário em casa ou em escritório, além de ajudar os seus projetos pessoais a saírem do papel.

E você, qual método de organização usa no seu dia a dia?