São 5 horas da tarde. Você passou o dia apagando incêndios mas tudo bem. Agora, está pronto para começar o seu dia de fato. Mesmo assim, você dá aquela checada nos e-mails só para garantir. Aquele seu cliente respondeu um e-mail dizendo que uma tabela do relatório que você enviou na noite anterior não faz sentido. Você respira fundo e pensa como seria bom estar em outro lugar, vivendo em uma realidade em que você não terá que fazer hora extra de novo e poderá aproveitar o seu tempo com a família e descansando.

Mas o dia seguinte é sempre um dia melhor, não é? Amanhã, você poderá pensar em estratégias para aumentar a produtividade do seu negócio, planejar a longo prazo e alcançar seus objetivos! Nesse momento, coloque uma coisa na mente: Sempre haverá um amanhã que nunca chega! Se você se identifica com essa descrição, não está sabendo diferenciar o que é importante e o que é urgente.

A Matriz de Eisenhower

Dwight Eisenhower foi um ex-presidente americano a quem se atribui a seguinte frase: “Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O que é urgente raramente é importante, e o que é importante raramente é urgente.” Pensando nisso, ele criou um quadro que ficou conhecido como A Matriz de Eisenhower:

A ideia é a seguinte: Coloque nesse quadro, nos respectivos quadrantes, todas as suas tarefas e siga o que está escrito a seguir. Simples assim.

É urgente e importante: Faça agora.
É urgente mas não é importante: Delegue para outra pessoa.
Não é urgente mas é importante: Agende um momento e faça nesse momento.
Não é urgente e nem importante: Se for necessário, faça mais tarde senão apague da sua lista de tarefas.

Urgente X Importante

Agora que temos um método para seguir, como categorizar as atividades como urgentes ou importantes? Eis uma definição:

Urgente: Tudo o que tem um prazo.
Importante: Tudo o que traz resultados, dinheiro ou é estratégico.

Sendo assim:

Tarefas importantes e urgentes possuem valor para o seu negócio e um prazo mas ele está esgotando. Esse é o quadrante dos apagadores de incêndio. Evite-o ao máximo se planejando com antecedência para fazer as suas tarefas em tempo hábil. Exemplos: reclamação de clientes, declaração do Imposto de Renda no último dia, meta de venda na última semana do mês.

Tarefas importantes e não urgentes. Esse é o quadrante no qual você deve tentar se manter pois trarão benefícios para o seu negócio e, ao mesmo tempo, podem ser planejadas com antecedência. Exemplo: networking, desenvolvimento de relacionamentos, manutenções preventivas, planejamentos de longo prazo.

Tarefas urgentes mas não importantes: Mesmo que o prazo esteja estourando, não trará maiores consequências e, portanto, não tem valor significativo. Exemplos: atender o celular, reuniões sem objetivos, relatórios sem futuro, etc.

Tarefas não urgentes e nem importantes são uma pura perda de tempo. Você gastará tempo executando mas não trará nenhum valor ao seu negócio. Exemplos: perda de tempo com discussões intermináveis (futebol, política, etc), atividades pessoais prazerosas.

Então é isso. Teste utilizar esse método para se organizar. No começo é um pouco difícil mas, com a prática, o processo será automático. Depois poste um comentário falando sobre sua experiência!